Eine CSV-Datei enthält tabellarische Daten als Text mit Trennzeichen. Du kannst sie in einem Tabellenprogramm bearbeiten, solltest sie aber kontrolliert importieren. Sonst können führende Nullen, Datumswerte oder lange Kennungen verändert werden. Behalte das Original und prüfe nach dem Speichern die exportierte CSV erneut mit den Anforderungen des Zielsystems.
Trennzeichen und Zeichencodierung erkennen
CSV bedeutet nicht, dass jede Datei tatsächlich Kommas als Trennzeichen verwendet. Je nach Export können Semikolon oder andere Zeichen eingesetzt werden. Öffne eine Kopie bei Bedarf in einem Texteditor, um die Struktur anzusehen. Verändere dort zunächst nichts. Prüfe außerdem, ob die erste Zeile Spaltenüberschriften enthält.
Wenn Umlaute falsch erscheinen, kann die Zeichencodierung beim Import nicht passen. Wähle die zum Export gehörende Codierung, häufig UTF-8, aber nicht ungeprüft für jede Datei. Eine Vorschau im Importdialog hilft, die Werte vor dem endgültigen Öffnen zu beurteilen. Sind alle Daten in einer einzigen Spalte gelandet, ist häufig das Trennzeichen falsch gewählt.
Gefährdete Spalten als Text behandeln
Postleitzahlen, Artikelnummern und Telefonnummern sind keine gewöhnlichen Rechenwerte, auch wenn sie nur Ziffern enthalten. Eine führende Null kann wichtig sein. Lange Kennungen sollten ebenfalls nicht unkontrolliert als Zahlen interpretiert werden. Stelle solche Spalten beim Import bewusst auf Text, sofern das Programm diese Auswahl anbietet.
Excel besitzt je nach Version Optionen zur automatischen Datenkonvertierung. Prüfe diese und die Importvorschau, statt die Datei ausschließlich per Doppelklick zu öffnen. Ein bereits verlorenes Zeichen lässt sich durch nachträgliches Textformat nicht zuverlässig rekonstruieren. Verwende deshalb die unveränderte Originaldatei erneut, wenn du eine automatische Veränderung bemerkst.
Inhalte ändern, Struktur bewusst erhalten
Bearbeite die notwendigen Werte und lasse Spaltennamen unverändert, wenn ein nachfolgender Import sie erwartet. Sortiere immer zusammengehörige vollständige Zeilen, damit Namen und zugehörige Werte nicht auseinandergeraten. Entferne leere Zeilen oder zusätzliche Spalten nur, wenn die Schnittstelle sie nicht benötigt. Eine kleine Testmenge ist bei unbekannten Importsystemen leichter zu kontrollieren.
CSV speichert keine vollständige Tabellenarbeitsmappe mit mehreren Blättern und gewohnter Formatierung. Farben, aufwendige Layouts und andere Arbeitsmappenfunktionen gehören nicht zum einfachen Datenaustauschformat. Wenn du eine lesbare Ansicht teilen möchtest, kann eine PDF-Ausgabe sinnvoll sein; sie ersetzt jedoch nicht die CSV für einen strukturierten Import.
Den Export unabhängig nachprüfen
Speichere die bearbeitete Fassung unter einem neuen Namen ausdrücklich als CSV im benötigten Format. Achte auf Hinweise des Programms zu möglichen Funktionsverlusten. Öffne die exportierte Datei erneut kontrolliert und vergleiche kritische Werte mit dem Original. Prüfe besonders Umlaute, Anführungszeichen, Dezimaltrennzeichen und mehrzeilige Texte.
Für die Weitergabe mehrerer zusammengehöriger Dateien kann ein ZIP per Mail die Struktur bündeln. Vertrauliche Listen sollten nur die tatsächlich benötigten Spalten enthalten. Führe vor einem großen Import nach Möglichkeit einen kleinen Test durch. Eine optisch ordentliche Tabelle ist noch kein Nachweis, dass das Zielsystem alle Werte genau so einliest, wie du sie vorgesehen hast.
Häufige Fragen
Warum verschwinden führende Nullen?
Das Tabellenprogramm kann die Werte automatisch als Zahlen interpretieren. Importiere solche Spalten als Text und prüfe die Vorschau.
Kann eine CSV mehrere Tabellenblätter speichern?
Nicht wie eine normale Arbeitsmappe. CSV bildet eine einfache Tabelle als Text ab und erhält keine vollständige Arbeitsmappenstruktur.
Warum stehen alle Werte in einer Spalte?
Wahrscheinlich wurde das Trennzeichen nicht passend erkannt. Importiere erneut mit dem richtigen Separator und kontrolliere die Vorschau.