Für eine Korrektur ist das meistens genau richtig. Der Verfasser sieht, worauf sich dein Hinweis bezieht, und kann selbst entscheiden, wie er die Quelle überarbeitet. Wichtig ist, dass die Rückmeldung nicht nur in deinem geöffneten Fenster bleibt, sondern in der weitergegebenen Fassung ankommt.
Die passende Art des Kommentars wählen
Ein textbezogener Kommentar eignet sich für einen bestimmten Satz oder Begriff. Markiere möglichst genau die Stelle, um die es geht. Eine allgemeine Notiz passt dagegen zu einer ganzen Seite, einer Abbildung oder einer Frage zum Aufbau.
Wenn du eine konkrete Ersetzung vorschlagen möchtest, schreibe die gewünschte Formulierung vollständig aus. „Bitte ändern“ lässt offen, was gemeint ist. „Hier statt ‚monatlich‘ bitte ‚vierteljährlich‘ verwenden“ ist verständlich, auch wenn der Empfänger die Datei erst einige Tage später öffnet.
Farben allein reichen als Rückmeldung nicht aus. Ein gelb markierter Absatz könnte „gut“, „unklar“ oder „noch prüfen“ bedeuten. Ergänze deshalb eine kurze Erklärung. Bei mehreren Beteiligten lohnt sich eine einfache Vereinbarung: Fragen als Kommentare, konkrete Textvorschläge mit Ersatzformulierung und allgemeine Hinweise am Anfang des Dokuments.
Kommentare in Acrobat hinzufügen
Wähle mit dem Textauswahlwerkzeug die betreffende Textstelle oder ein Bild aus. In der eingeblendeten Werkzeugleiste kannst du einen Kommentar hinzufügen, deine Rückmeldung eingeben und bestätigen. Diese Vorgehensweise beschreibt Adobe unter Kommentare zu ausgewähltem Text oder Bildern.
Für eine freie Notiz verwendest du das Kommentarwerkzeug und klickst auf die gewünschte Position. Soll der Text dauerhaft sichtbar auf der Seite stehen, kann ein Textfeld sinnvoller sein als eine kleine aufklappbare Notiz. Adobe unterscheidet entsprechend zwischen Textfeld-Kommentaren und anderen Anmerkungen.
Speichere die Datei unter einem Namen, der die Rolle deutlich macht, zum Beispiel „Entwurf_Kommentare_Lena.pdf“. Der Name sollte zur geprüften Fassung passen. Eine Rückmeldung zu Version zwei gehört nicht versehentlich in einen Ordner mit Version vier.
Speicherung und Weitergabe kontrollieren
Schließe die Datei und öffne die gespeicherte Fassung erneut. Rufe die Kommentarliste auf und kontrolliere mindestens die erste sowie die letzte Anmerkung. Damit erkennst du auch, ob eine Rückmeldung noch als unbestätigte Eingabe im Editor stand.
Bei einem normalen Dateiaustausch sendest du anschließend diese kommentierte Kopie. In einem verwalteten Online-Review kann zusätzlich eine Funktion zum Veröffentlichen oder Senden der Kommentare vorgesehen sein. Verwechsle diese beiden Abläufe nicht: Ein lokal gespeicherter Kommentar ist nicht automatisch bei allen Personen einer Freigabe angekommen.
Wenn nur Kommentardaten exportiert werden, kann eine separate FDF- oder XFDF-Datei entstehen. Sie ist nicht einfach eine neue vollständige PDF. Für gelegentliche Rückmeldungen ist das Weitergeben der vollständigen kommentierten Kopie meist leichter nachvollziehbar. Die Unterschiede erläutert Adobe beim Importieren und Exportieren von Kommentaren.
Wenn Kommentare fehlen oder nicht gedruckt werden
Öffnet der Empfänger die Datei nur in einer Browservorschau, kann die Darstellung anders sein als in deinem PDF-Programm. Bitte ihn bei Problemen, die Datei herunterzuladen und die Kommentarliste in einer geeigneten Anwendung zu öffnen. Prüfe selbst, ob du wirklich die kommentierte Kopie verschickt hast.
Auch ein Ausdruck muss nicht sämtliche aufklappbaren Notizen zeigen. Kontrolliere die Druckvorschau und die Optionen für Dokument und Anmerkungen. Falls die vollständigen Rückmeldungen auf Papier benötigt werden, wähle eine geeignete Kommentarübersicht oder sichtbare Textfelder und mache eine Probe.
Ist Kommentieren gesperrt, kontrolliere die Dokumentberechtigungen. Unsere Erklärung zum Sperren der PDF-Bearbeitung zeigt, warum Kommentare und andere Änderungen getrennt behandelt werden können. Nach der Überarbeitung hilft ein Vergleich der beiden PDF-Fassungen, die tatsächlichen Änderungen nachzuvollziehen.
Häufige Fragen
Verändert ein Kommentar den Originaltext?
Nein, eine Anmerkung und eine direkte Textbearbeitung sind verschiedene Funktionen. Ein durchgestrichener Satz mit einem Änderungsvorschlag ist zunächst eine Rückmeldung. Der Autor muss die Korrektur noch übernehmen.
Warum ist das Kommentarsymbol ausgegraut?
Das kann an den Dokumentberechtigungen, an der verwendeten Anwendung oder an einer speziellen Dokumentform liegen. Prüfe zuerst eine heruntergeladene Kopie im PDF-Programm und anschließend die Sicherheitseigenschaften der Datei.
Wie bleiben Rückmeldungen verständlich?
Verweise auf eine konkrete Stelle, beschreibe das Problem und schreibe bei Bedarf einen vollständigen Ersatztext. Eine kurze, eindeutige Notiz ist nützlicher als mehrere farbige Markierungen ohne Erklärung.