Eine PDF-Datei sendest du per Mail, indem du sie über Datei anhängen beziehungsweise das Büroklammersymbol auswählst und den Upload abwartest. Öffne die PDF vorher und prüfe den Inhalt. Kontrolliere vor dem Senden Empfängeradresse und angezeigten Anhang. Ein geteilter Cloud-Link ist etwas anderes als eine tatsächlich angehängte Datei.
Die fertige PDF an einem bekannten Ort speichern
Lege die Datei in einem Ordner ab, den du leicht wiederfindest, und gib ihr einen verständlichen Namen. Vermeide mehrere fast identische Fassungen mit unklaren Zusätzen. Öffne genau die Datei, die du senden willst. Prüfe Seitenzahl, Lesbarkeit und ob versehentlich zusätzliche Seiten oder interne Angaben enthalten sind.
Wenn noch keine PDF vorliegt, erklärt eine Datei in PDF umwandeln den Export. Ein Dokument lediglich mit der Endung pdf umzubenennen reicht nicht. Kontrolliere auch nach einem erfolgreichen Export das Ergebnis separat, denn Tabellenränder oder Seitenumbrüche können anders ausfallen als in der normalen Bearbeitungsansicht.
Anhang in der Mail auswählen
Erstelle eine neue Nachricht in deiner gewohnten Mail-App. Wähle die Anhangsfunktion und navigiere zum gespeicherten Dokument. Auf dem Smartphone kann dafür die Dateien-App oder ein anderer Dateiauswahldialog erscheinen. Wähle die tatsächliche PDF und warte, bis sie vollständig als Anhang in der Nachricht angezeigt wird.
Manche Programme bieten sowohl Datei anhängen als auch Link teilen an. Entscheide bewusst, was der Empfänger erhalten soll. Ein Anhang ist eine mitgesendete Kopie. Bei einem Link greift die Person auf einen gespeicherten Stand im jeweiligen Dienst zu und benötigt passende Berechtigungen. Deine eigene erfolgreiche Vorschau beweist nicht, dass der Empfänger Zugriff hat.
Größe und Vertraulichkeit berücksichtigen
Prüfe bei umfangreichen Scans die Dateigröße. Mailanbieter können Grenzen für einzelne oder sämtliche Anhänge setzen. Gmail nennt beispielsweise bis zu 25 MB für gewöhnliche Anhänge und verwendet bei größeren Dateien einen Drive-Link. Andere Dienste haben andere Vorgaben. Eine zu große Datei wird nicht durch bloßes Umbenennen kleiner.
Bei mehreren Dokumenten kann ein ZIP-Archiv per Mail die Zusammenstellung erleichtern, ist aber keine automatische Verschlüsselung. Verwende für vertrauliche Unterlagen einen passenden abgestimmten Übertragungsweg. Entferne unnötige Informationen aus der zu versendenden Fassung und prüfe den Empfänger besonders sorgfältig, bevor du die Nachricht endgültig freigibst.
Mit einer kurzen Nachricht abschließen
Schreibe im Betreff, worum es geht, und nenne im Text den Zweck des Anhangs. Ein kurzer Hinweis auf benötigte Rückmeldung oder eine vereinbarte Frist hilft mehr als eine Nachricht ohne Kontext. Kontrolliere danach die vollständige Adresse, einschließlich ähnlicher Namen aus der automatischen Vervollständigung. Prüfe auch unnötige zusätzliche Empfänger.
Öffne den angezeigten Anhang wenn möglich nochmals aus dem Entwurf und vergleiche den Dateinamen. Sende erst, wenn der Upload abgeschlossen ist. Nach dem Versand kannst du die Nachricht im Ordner Gesendet prüfen. Das bestätigt jedoch nicht, dass sie beim Empfänger angekommen oder gelesen wurde. Bei wichtigen termingebundenen Unterlagen ist eine vereinbarte Empfangsbestätigung der verlässlichere Abschluss.
Häufige Fragen
Muss ich eine einzelne PDF vorher zippen?
Normalerweise nicht. Du kannst sie direkt anhängen. ZIP ist vor allem zum Bündeln mehrerer zusammengehöriger Dateien hilfreich.
Warum erhält die Person nur einen Link?
Die App oder der Maildienst kann Cloud-Freigabe statt Dateianhang verwenden. Kontrolliere die gewählte Versandart und die Berechtigungen.
Kann ich direkt aus einer Scan-App senden?
Oft ja. Prüfe trotzdem die erzeugte PDF, die gewählte Mail-App und den tatsächlichen Anhang, bevor du sendest.